Sistem pembayaran tunai saat ini menjadi PR bagi para pengusaha, di mana banyak sekali kecurangan yang bisa dilakukan oleh karyawan melalui celah ini. Pasalnya, banyak pegawai yang tidak jujur, saat menerima pembayaran cash tidak dicatat, sehingga uang yang diterima tidak masuk ke perusahaan melainkan masuk ke dompet karyawan itu sendiri.
Contohnya saja di bisnis ritel, kasir wajib menyerahkan struk kepada pembeli, agar tak ada celah penggelapan dana pada meja kasir. Struk berguna untuk mencatat transaksi, sekaligus menjadi bukti pembayaran pelanggan & bukti uang masuk ke perusahaan. Apabila struk tidak tercetak, otomatis uang yang diserahkan oleh pembeli tidak dapat ditelusuri.
Hal ini bisa juga terjadi pada bisnis yang lain seperti travel umrah. Jika bisnis ritel uangnya tidak begitu besar, lain cerita dengan travel. Satu produk paket umrah saja harganya di atas 20 juta rupiah. Setiap hari travel ada transaksi paket, belum lagi yang daftarnya kolektif. Tentu ada banyak transaksi yang membutuhkan perhatian khususnya masalah pembayarannya.
Transaksi puluhan juta, bila masih menggunakan pembayaran tunai, rawan sekali terjadi penggelapan. Bagaimana bisa terjadi? Coba kita uraikan satu per satu.
PEMBAYARAN TUNAI DI TRAVEL UMRAH RAWAN TIDAK TERCATAT
Katakanlah ada seorang calon pelanggan yang mendaftar umrah, kemudian membayar DP. Kemudian, pelanggan tersebut membayar secara mengangsur selama beberapa kali. Bila travel umrah masih menggunakan pencatatan transaksi dan pembayaran secara manual, bisa saja terjadi penggelapan dana. Transaksi cash rawan tidak tercatat, apalagi jika travel umrah belum memiliki sistem digital travel umrah khusus untuk manajemen travel.
Apalagi travel tersebut sudah mempunyai banyak pelanggan, dengan metode pembayaran yang sama seperti contoh di atas. Pembayaran cash yang dicatat secara manual, bisa saja diakui “hilang” dananya. Iya kalau hanya satu atau dua transaksi, bagaimana jika ada banyak transaksi yang seperti ini?
Travel yang volume penjualannya tinggi, omsetnya bisa mencapai milyaran. Maka, “kehilangan uang” beberapa puluh juta saja tidak akan terasa besar. Namun, kerugian kecil semacam ini bukanlah hal yang harus dibiarkan terjadi. Pemilik bisnis yang terbiasa membiarkan kecurangan kecil seperti ini terjadi, adalah awal dari kehancuran bisnis.
CARA MENGATASI MASALAH PEMBAYARAN PADA TRAVEL UMRAH
Ada yang dapat dilakukan oleh owner travel umrah yang ingin membenahi sistem transaksi dan pembayaran di travelnya, yaitu mulai menerapkan pembayaran digital atau pembayaran non tunai di bisnisnya. Penggunaan Virtual Account misalnya, bisa menjadi solusi supaya bisa mencatatkan pembayaran di sistem, sehingga tindakan curang seperti tidak mencatat transaksi pembayaran dari jamaah ke travel bisa dihindari.
Penerapan pembayaran cashless saat ini sudah cukup lazim. Untuk bisnis ritel yang transaksinya kecil saja sudah menerapkan hal ini, apalagi yang jumlah transaksinya besar seperti travel. Sangat perlu untuk menggunakan sistem digital travel umrah yang mendukung penerapan sistem pembayaran non tunai.
Saat ini ada sistem manajemen travel yang dilengkapi dengan pembayaran digital, sehingga pencatatannya bisa tersentralisasi dalam sebuah sistem saja. Owner tidak perlu lagi pusing dengan masalah pencatatan pembayaran dari jamaah, karena sistemnya sudah terintegrasi antara transaksi, pembayaran, dan keuangan, maka dapat dipantau dengan mudah dalam satu dashboard saja.
Oleh karena itu, sebelum memutuskan untuk memakai sistem manajemen travel umrah, pebisnis travel umrah juga harus memilih mana sistem yang sudah all in one dalam menyediakan solusi bagi permasalahan travel. Sehingga pengelolaan travel umrah bisa lebih mudah, rapi & efisien.
KEUNTUNGAN PEMBAYARAN CASHLESS DAN PENCATATANNYA DI SISTEM DIGITAL TRAVEL UMRAH
Bicara soal keuntungan, tentu banyak yang bisa diraih bila travel mau bertransformasi digital. Bukan hanya dalam hal administratif saja, namun juga dalam hal pembayaran usahakan juga sudah menggunakan pembayaran digital atau cashless.
Pertama, pemilik travel dapat menelusuri jejak pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan karena sistem pembayaran non tunai membuat semua pencatatan transaksi bisa lebih rapi. Apalagi jika sudah menggunakan Virtual Account (VA), pembayaran akan terkonfirmasi secara otomatis tanpa perlu meminta konfirmasi pembayaran dari jamaah.
Apabila travel sudah memakai sistem digital yang mendukung VA sebagai metode pembayaran, maka semakin sedikit celah pembayaran yang tidak tercatat. Kerugian travel dari sisi ini pun dapat diminimalisir.
Kedua, pembayaran cashless sangat praktis & memudahkan tim travel. Bayangkan bila setiap pembayaran menggunakan uang tunai, alangkah panjang waktu yang diperlukan oleh staff travel untuk menghitung, menyimpan, & menyetorkan uang tersebut ke bank. Pembayaran digital adalah inovasi yang membuat kinerja travel kian efisien.
Ketiga, memudahkan jamaah yang akan membayar biaya umrah. Bukan hanya travel yang dimudahkan oleh pembayaran cashless, jamaah juga demikian. Saat ini, umumnya orang tidak lagi menyimpan uang secara cash. Jika travel sendiri belum menerapkan pembayaran digital, alangkah susahnya jamaah yang akan membayar paket umrah harus menarik uang terlebih dahulu di ATM atau bank, lalu menyetorkannya langsung pada travel umrah.
Keempat, pencatatan dan laporan keuangan yang lebih rapi. Jika travel sudah memakai software travel umrah yang menyediakan pembayaran cashless & terintegrasi dengan sistem keuangan travel, maka pembuatan laporan transaksi & laporan keuangan pun bisa lebih mudah & cepat.
Kelima, efisiensi operasional travel. Semakin efisien suatu bisnis berjalan, maka biaya operasionalnya pun semakin rendah, sehingga keuntungan meningkat. Di bisnis travel, pemakaian sistem pembayaran digital, dapat menyingkat proses bisnis, sehingga yang awalnya harus dikerjakan beberapa orang, kini cukup satu orang saja dapat menangani banyak pekerjaan.
Karena beberapa pekerjaan berulang bisa diotomatisasi seperti menerima pembayaran, menghitung uang, menerima bukti transfer, konfirmasi pembayaran, pencatatan, & pembuatan laporan dapat dibuat lebih singkat dengan hadirnya pembayaran digital.
SAATNYA BERALIH KE PEMBAYARAN CASHLESS DAN SISTEM DIGITAL TRAVEL UMRAH
Dengan beberapa pertimbangan yang telah kami uraikan, sudah saatnya travel menggunakan sistem pembayaran digital, dan beralih ke sistem digital travel umrah yang mendukung sistem pembayaran cashless. Travel yang mempertahankan manajemen travel yang serba manual, tentu akan tertinggal dengan travel yang fleksibel mengikuti perkembangan teknologi di zaman digital seperti sekarang ini.
Oleh karena itu, sangat penting bagi pemilik bisnis maupun pengelola travel yang terbuka menerima perubahan, mau beradaptasi dengan teknologi, serta fleksibel dalam menjalankan operasional travelnya. Jika masih pakai cara lama, jangan harap travel bisa berkembang. Bisa jadi bisnis travel tiba-tiba kolaps, karena mengabaikan kerugian kecil akibat transaksi tunai tadi, serta tidak mau bertransformasi ke sistem digital.
Jangan sampai travel Anda mengalaminya. Jadi, sudahkah Anda menggunakan sistem digital travel umrah untuk memperbaiki manajemen travel umrah Anda? (KI)
